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OS PRINCIPAIS PONTOS PARA UMA SOLUÇÃO EFICAZ DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS.

Para todas as organizações, o gerenciamento eficiente de documentos e dados é crucial. Portanto, ao avaliar a solução de gerenciamento de documentos mais eficaz a ser usada, há uma variedade de recursos e atributos a serem considerados. Reunimos uma lista com sete pontos para ajudá-lo a identificar a solução mais adequada ao seu negócio.

Cooperação entre os funcionários

A cooperação é fundamental para que uma equipe maximize sua eficiência. Com um sistema de gerenciamento de documentos, a colaboração pode se tornar ainda mais fácil porque os documentos podem ser visualizados de qualquer lugar e compartilhados entre colegas. É uma questão de funcionalidade entre vários dispositivos – sejam eles smartphones, notebooks e tablets. O acesso é, obviamente, controlado e auditável conforme a necessidade do cliente.

Armazenamento em nuvem

A solução de gerenciamento de documentos será mais eficaz em custo e tempo. Com os documentos digitalizados e armazenados na nuvem, os custos normalmente associados ao gerenciamento e armazenamento de documentos impressos são removidos. Nenhuma despesa de capital é necessária, pois não há necessidade de configurar nenhum servidor interno ou qualquer tipo de infraestrutura interna. Além disso, as soluções baseadas em nuvem precisam apenas de uma interface de navegação para acessar a tecnologia.

Garantia de acesso seguro

A privacidade de dados continua sendo um termo importante no armazenamento de informações, portanto, é essencial que a solução de gerenciamento de documentos escolhida restrinja o acesso e as permissões aos documentos e dados armazenados. Uma solução automatizada terá restrições de acesso personalizáveis embutida, garantindo que apenas aqueles que tem permissão poderão ter acesso ao material confidencial.

Política de retenção de documentos atualizada

A maior parte da legislação nacional de privacidade de dados especificou períodos mínimos de retenção para documentos e outras formas de dados. Depende do tipo de informação (acidentes de trabalho 10 anos, registos fiscais 6 anos, licença parental 8 anos etc), mas a falta de documentos necessários pode resultar em graves consequências jurídicas. Curiosamente, o próprio LGPD da não. A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, excluir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações, mas a Lei não responde de maneira direta e objetiva. Assim, muitos fatores específicos do negócio precisam ser analisados para se ter uma resposta acertada. A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição. Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.

Portais seguros para compartilhamento de arquivos

O compartilhamento de arquivos é um componente chave no modelo de trabalho moderno. Mas o próprio ato de compartilhar documentos e dados traz consigo um risco de segurança, portanto, qualquer solução automatizada de gerenciamento de documentos que você escolher deve ser capaz de garantir que os documentos sejam compartilhados apenas com quem eles deveriam ser. O envio de e-mail não é seguro o suficiente, portanto, uma alternativa é necessária. Sistemas de gerenciamento de documentos que incluem um portal baseado em nuvem seguro e com controle de acesso é uma dessas alternativas.

Gerenciando dados não estruturados

Informações não gerenciadas de e-mails gerais, planilhas do Excel e documentos do Word podem não parecer importantes. Mas, ao longo de semanas e meses, esse trabalho feito pelos próprios dispositivos dos funcionários pode se transformar em uma quantidade considerável de dados não estruturados. Ser capaz de gerenciar esses dados é importante. Ele garante que a versão mais atualizada de um documento esteja em destaque – e todos estejam trabalhando na mesma página, por assim dizer.

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