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A IMPORTÂNCIA DA TRANSPARÊNCIA NO GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS.

Não é segredo que as práticas adequadas de armazenamento de documentos são a base do manuseio correto dos dados. Não se trata apenas de manter os dados de clientes e funcionários seguros, trata-se de acompanhar todos os registros e garantir acesso e recuperação fáceis. Para isso, a transparência na gestão de documentos e registros é extremamente importante. Mas por que isso é assim? E quais são os benefícios que sua empresa pode obter ao garantir a transparência em sua política de armazenamento de documentos?

Para começar, a área de armazenamento de documentos não é pequena. A gestão de documentos e registos está relacionada com mais do que apenas recibos, ordens de compra e contas de clientes; também se refere aos dados pessoais de clientes, prospectos e funcionários.

Um grande número de documentos está envolvido e gerencia-los não é uma tarefa simples. O uso de serviços especializados de armazenamento de documentos externos pode ajudar a facilitar o trabalho, permitindo que as empresas se concentrem em suas principais responsabilidades, enquanto as responsabilidades legislativas muitas vezes complexas, conforme estabelecidas por regulamentos como o LGPD, são atendidas por provedores de serviços especializados.

Esses serviços incluem digitalização e armazenamento de documentos (assim como armazenamento de mídia), catalogação e consultoria de documentos – bem como serviços de gerenciamento e recuperação de documentos. Mas o que também é importante é que esses serviços profissionais também garantam transparência.

Estas são as principais razões pelas quais a transparência é importante para o seu negócio:

Maximiza a capacidade de auditoria

Uma das principais vantagens da transparência é que ela garante que as organizações mantenham seguros os dados que armazenam e manipulam. Um resultado direto dessa atenção é o alto estado de prontidão para auditoria em que a organização se mantém. Por meio dessa prontidão, uma empresa fica melhor posicionada para evitar quaisquer problemas de conformidade antes que se tornem violações que podem ser extremamente caras.

Garante a conformidade

A legislação de segurança de dados é projetada para garantir que os dados pessoais sejam sempre mantidos seguros e protegidos. Um dos desenvolvimentos mais significativos nesta área foi a introdução do LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e, para todas as organizações que possuem grandes necessidades de armazenamento de documentos, é obrigatório cumprir esses regulamentos abrangentes.

Satisfaz os direitos de acesso

O LGPD também consagra o direito dos indivíduos de acessar quaisquer dados armazenados relevantes para eles, é importante fornecer uma recuperação rápida e simples de documentos. Os serviços de armazenamento de documentos e gerenciamento de registros utilizam tecnologias de rastreamento de documentos, como o sistema de catalogação de documentos individuais, que tornam a recuperação simples e rápida, reduzindo os custos administrativos do processo.

Protege contra corrupção e fraude

Manter a transparência na gestão de documentos e registros garante um alto nível de proteção contra corrupção ou fraude. Os documentos são digitalizados e armazenados em um local seguro, e não podem ser alterados ou falsificados porque são guardados e só podem ser acessados ​​por pessoal autorizado.

Conscientização das fraquezas

Graças à necessidade de transparência, os sistemas estão continuamente sob vigilância, para que as falhas nos procedimentos possam ser detectadas antes que se transformem em uma crise. As falhas podem incluir acesso não autorizado a arquivos ou modificações não aprovadas, qualquer coisa que possa comprometer o histórico de registros. Como resultado, uma empresa pode estar totalmente ciente das questões processuais dentro de seu sistema estabelecido.

Construindo confiança

Uma das razões menos apontadas para oferecer transparência no gerenciamento de documentos e registros é que isso ajuda a construir confiança com fornecedores, clientes e consumidores. Transparência se traduz em honestidade, no sentido de destacar que nenhuma informação está sendo ocultada, e a vantagem é a impressão positiva que isso tem.

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